Ahnendaten liegen uns in verschiedenster Form vor: Auf Papier, in hand- oder maschinenschriftlicher Form, als gedruckte bzw. gescannten Quelle, als Word- oder Exceldatei, als Datenbank oder auch als Gedcom-Datei. Falls die Daten noch nicht im Gedcom-Format vorliegen, muss zunächst eine entsprechende Dateneingabe bzw. Konvertierung folgen. Bei der anschließenden Datenverarbeitung wird die Gedcom-Datei zunächst auf mögliche Fehler geprüft und bestimmt, ob sich die Ahnendaten auf mehrere Landkreise beziehen. Falls dies der Fall ist, wird die Datei zwecks besserer Weiterverarbeitung zunächst in einzelne Landkreis-Dateien gesplittet. Es folgt eine Standardisierung der Namen sowie die Einpflegung von Postleitzahlen. Dies ist nötig, um automatisierte Auswertungen und Darstellungen zu ermöglichen. Anschließend werden jedem einzelnen Datensatz Quellen hinzugefügt, die eine spätere Rückverfolgung des Einsenders ermöglichen. Diese Arbeitsschritte erfolgen mittels Excel, hierzu wird die Gedcom-Datei vorübergehend mittels GedTool konvertiert. Die so entstandenen Gedcom-Dateien werden nun archiviert sowie der Master-Datenbank zugeführt. Anders als bei vielen anderen Ahnen-Datenbankprojekten bei denen die Daten ohne Verknüpfung einfach nur den bereits vorhandenen Daten hinzugefügt werden, verfolgen wir das Ziel, die neuen Daten mit der Master-Datenbank abzugleichen. Das bedeutet identische Personen werden verschmolzen und alle Daten sofern möglich miteinander verknüpft. Abschließend können mögliche Anschlüsse gesucht werden, die der Einsender dann als Gedcom-Datei zurückerhält. Darüber hinaus bieten sich verschiedene Möglichkeit der vereinsinternen Auswertung und des Zugriffs an. In Vorbereitung ist beispielsweise eine Zugriffsmöglichkeit für niederbayerische Genealogie-Stammtische.
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